Na Distanci na Univerzitetu praktične psihologije radimo na različitim metodama samoorganizacije i poboljšanja efikasnosti. Uključujući kako pravilno odrediti prioritete.
Zašto dati prioritet.
Prvi razlog je očigledan: prvo uraditi najvažnije stvari. Drugi razlog je manje očigledan: tako da u svakom trenutku tačno znate kojim poslom sada radite. Tako da nema izbora, jer upravo u trenutku izbora počinje dobacivanje, opravdanja, misli tipa “trebalo bi da uđem da popijem čaj” i tako dalje.
Dole bacanje, postavite prioritete.
Želim da podijelim s vama moj autorski način određivanja prioriteta, o ovoj metodi nećete čitati nigdje drugdje. Po mom mišljenju, ovo je najefikasniji način određivanja prioriteta, ali ima jedan nedostatak. Za drugi razred potrebno je znanje više matematike, odnosno sposobnost množenja i dijeljenja.
Zamislite to ti imaš popis obaveza. Dozvolite mi da skiciram primjer:
- Snimite video za stranicu
- Naručite kompjuterski sto
- Odgovorite na hitne e-poruke
- Rastavite kutiju u ormaru
Eto, otprilike takvu listu sam skinuo sa plafona. Zatim ćemo procijeniti značaj svakog slučaja. Značaj će se sastojati od tri parametra:
- značaj Koliko je važno ovo uraditi? Hoće li se dogoditi nešto strašno ako odlučite da to uopće ne radite? Koliko zavisi od njegove implementacije?
- Hitnost — Koliko brzo bi to trebalo da se uradi? Odbaciti sve i jednostavno to učiniti? Ili ako to uradite u roku od nedelju dana, da li je to u osnovi normalno?
- složenost — Koliko će trajati ovaj posao? Trebam li pregovarati i komunicirati s drugim ljudima da bih to uspio? Koliko je to emocionalno i moralno jednostavno ili, naprotiv, složeno i neprijatno?
Ocijenite sve slučajeve na ova tri parametra na skali od 1 do 10 po redoslijedu Važnost-Hitnost-Poteškoća. Na kraju ćete dobiti nešto poput ovoga:
- Snimite video za sajt 8 6 7
- Naručite kompjuterski sto 6 2 3
- Odgovorite na hitne mejlove 7 9 2
- Rastaviti kutiju u ormaru 2 2 6
Dakle, svi predmeti se vrednuju po tri kriterijuma Važnost-Hitnost-Složenost, ali za sada neće biti moguće odrediti prioritete, jer još uvek nije jasno koje predmete staviti na prvo mesto, važne ili hitne? Ili možda prvo one najjednostavnije, da se mogu brzo obaviti i da ne ometaju pažnju?
Odrediti prioritete pretpostavljamo krajnji značaj svakog slučaja.
Značaj = Važnost * Hitnost / Složenost
Pomnožite važnost sa hitnošću i podijelite sa složenošću. Tako ćemo na samom vrhu imati stvari koje su veoma važne i veoma hitne, a pritom veoma jednostavne. Pa, obrnuto. A onda će naša lista izgledati ovako:
- Snimite video za stranicu 8 * 6 / 7 = 6.9
- Naručite kompjuterski sto 6 * 2 / 3 = 4.0
- Odgovorite na hitne e-poruke 7 * 9 / 2 = 31.5
- Rastavite kutiju u ormaru 2 * 2 / 6 = 0.7
Koristio sam kalkulator za izračunavanje i zaokružio vrijednosti na desetine, takva tačnost će biti sasvim dovoljna. Dakle, sada vidimo kako je lako urediti stvari po prioritetu:
- Odgovor na hitne mejlove 31.5
- Napravite video za stranicu 6.9
- Naručite kompjuterski sto 4.0
- Rastaviti kutiju u ormaru 0.7
Najbolja stvar u ovoj proceduri je da je nisu potrebne kompleksne odluke, postoji gotov algoritam koji će uvijek ispravno odrediti prioritete. Vaš zadatak je samo da adekvatno procenite važnost, hitnost i složenost predmeta tehnika preuzima.
Na ovaj način odredite prioritete na listi koju ste radili u prethodnom zadatkukako bismo bili sigurni da nije samo jednostavan, već i da je konačna lista sasvim adekvatna. Na prvom mjestu su one stvari koje je zaista razumno učiniti.