sadržaj
Upravljanje vremenom «Poslom koji imam i zarobljen sam na beskorisnom sastanku»
Ekonomistica Pilar Lloret na «30 -minutnim sastancima» objašnjava kako maksimalno optimizirati ove poslove
Ako kada vas obavijeste o novom sastanku na poslu, nehajno i rezignirano frknete, nešto nije u redu. Ovi radni sastanci trebali bi biti alati za poboljšanje našeg profesionalnog rada, a često završe samo gubitkom vremena.
Ova situacija - mnogo češća nego što se čini - bila je ono što je motiviralo ekonomistu Stub Lloret, specijalizirana za poslovanje i analizu rizika, za pisanje «30 -minutni sastanci», knjiga u kojoj, kroz jasne smjernice i savjete, predlaže način za povećanje efikasnosti ovih sastanaka, čime se ispunjava njegov cilj.
Razgovarali smo s autoricom i pitali je za ključeve kako bismo prestali gubiti vrijeme i maksimalno iskoristili sastanke kojima smo prisiljeni prisustvovati:
Zašto je organizacija toliko važna pri planiranju sastanka?
Ako nemamo dobro planiranje i organizaciju, ciljevi neće biti jasni, niti stvari o kojima će se raspravljati, niti raspoloživo vrijeme ... Stoga ćemo nekontrolisano trajanje i nećemo ispuniti očekivanja učesnika. Možemo biti frustrirani i to će biti gubljenje vremena svih.
Kakve negativne učinke može imati sastanak koji je loše planiran i u kojem se ne postiže željena svrha?
Osim ekonomskih troškova, prisustvo loše planiranim sastancima na kojima se nakon 90, 60 ili 30 minuta ne dolazi do zaključka generira negativna percepcija i obeshrabrenost među prisutnima. A ako se ova situacija nastavi, lako je s vremenom biti pod stresom misleći „s poslom koji imam i moram prisustvovati beskorisnom sastanku“.
To također ima negativan učinak na mišljenje učesnika prema organizatoru, koji je u većini slučajeva obično šef.
Zašto je 30 minuta optimalno vrijeme za trajanje sastanka?
30 minuta je izazov koji postavljam u knjizi na osnovu vlastitog iskustva u organizaciji radnih sastanaka. Očigledno postoje sastanci za koje će trebati više vremena, drugi u kojima se vaš cilj može postići čak i za manje, i naravno u nekim slučajevima 30 ili čak 60 minuta samog sastanka može se zamijeniti pozivom ili e-poštom, na primjer.
Kako djeluje figura donosioca odluka o kojoj govorite u knjizi?
Kada govorimo o učesnicima 30-minutnog sastanka, mora biti jasno da idealan broj ne bi trebao prelaziti najviše pet osoba. I vaš izbor mora biti pravi. Možemo razlikovati figure moderatora, koordinatora, sekretara (mogu biti iste osobe) i učesnika. U principu, donošenje odluka na sastanku od 30 minuta i maksimalno pet osoba je sporazumno i ne bi trebalo izazvati sukob.
Kako bismo trebali organizirati sastanak kako bi bio što efikasniji?
U pet tačaka možemo sažeti kako organizovati sastanak na sledeći način. Prvi bi bio definiše cilj i željeni ishod sastanka. Drugi, izabrati prave učesnike. Treće je planirajte sastanak; Između ostalog, sastavite dnevni red, odaberite mjesto, vrijeme početka i trajanje i pošaljite ga zajedno s ključnim dokumentima sastanka zainteresiranima dovoljno vremena kako bi ga mogli pripremiti.
Četvrto, moramo uzeti u obzir dizajn strukture sastanaka, odnosno pravila rada i naravno kako su 30 minuta koliko sastanak traje strukturirane po sadržaju. Na kraju, važno je napraviti a nastavak sastanka. Uvjerite se da su svi sudionici upoznati s postignutim sporazumima i, u slučaju da se mora poduzeti bilo koja naknadna radnja, koji su zadaci dodijeljeni svakom od njih i vrijeme izvršenja