Pretvorite CSV u Excel kao tabelu

Sadržaj baza podataka se obično izdvaja kao .csv fajl. Međutim, to je samo tekstualni fajl, koji nije baš čitljiv. Za rad sa sadržajem baze podataka potrebno ga je predstaviti u drugom formatu – često su Excel listovi najpogodniji. O tome koje metode postoje za to, koja je bolja i koje greške postoje pri prijenosu podataka, raspravljat ćemo u ovom članku.

Kako pretvoriti CSV u Excel format

Postoje različiti načini na koje se CSV dokument preuzet iz baze podataka može prenijeti u Excel. Razgovaraćemo o tri od njih:

1. Direktno otvaranje u Excel-u.
2. Otvaranje putem Windows Explorera.
3. Uvezite dokument sa promjenom formata.

Otvaranje CSV dokumenta u Excelu

Excel može otvoriti .csv dokumente direktno bez konverzije. Format se nakon otvaranja na ovaj način ne mijenja, .csv ekstenzija se čuva – iako se ekstenzija može promijeniti nakon uređivanja.

1. Pokrenite Excel, kliknite na “fajl“, onda”otvoreno".
2. U prozoru koji se pojavi odaberite opciju “Tekstualne datotekesa proširene liste.

3. Pronađite dokument koji vam je potreban i dvaput kliknite na njega.

.csv dokumenti se otvaraju u Excelu odmah, bez ikakvih dodatnih manipulacija. Ali .txt datoteke će zahtijevati konverziju – pojavit će se prozor “Čarobnjaci za uvoz teksta".

Postoje slučajevi kada je bolje ne otvarati dokument direktno, već nazvati Majstor. Ovaj pristup je opravdan u sljedećim slučajevima:

• znak za razdvajanje koji se koristi u dokumentu je nestandardan ili postoji nekoliko varijanti;
• dokument sadrži datume u različitim formatima;
• konvertujete brojeve koji počinju sa nulama i želite da ih tako i zadržite;
• prije nego što prenesete podatke, želite vidjeti kako će izgledati krajnji rezultat;
• općenito želite veću prenosivost.

Majstor će početi ako promijenite ekstenziju dokumenta u .txt. Također možete započeti uvoz datoteke drugačije, o čemu će biti riječi kasnije, nakon opisa drugog načina otvaranja.

Ako izvršite izmjene u dokumentu nakon što ga otvorite, Excel će od vas zatražiti da ga sačuvate kao .xls (ili .xlsx) jer će u suprotnom dio oblikovanja biti izgubljen. Tada će uvijek postojati mogućnost da se format vrati nazad, međutim, drugi dio sadržaja može biti izgubljen – nule mogu nestati na početku brojeva, neki zapisi mogu promijeniti svoj izgled.

Otvaranje CSV dokumenta kroz Windows Explorer

Ovaj put se suštinski ne razlikuje od prethodnog. Da biste otvorili dokument, samo dvaput kliknite na njega u Windows Exploreru.

Prije otvaranja provjerite da li pored naziva dokumenta stoji ikona programa Excel, a ne nekog drugog – to znači da je Excel odabran kao program koji treba da otvara takve datoteke. U suprotnom će se otvoriti neki drugi program. Možete ga promijeniti u Excel na sljedeći način:

1. Pozovite kontekstni meni desnim klikom na bilo koju .csv datoteku i primijenite Otvorite pomoću… > Odaberite Program.
2. izabrati Excel (desktop) of Preporučeni programi, označite ga kao program koji uvijek treba koristiti za takve datoteke (označite polje ispod) i zatvorite prozor pritiskom na OK.

Uvezite CSV u Excel

Također je moguće pretvoriti otvoreni dokument u Excel radnu knjigu. Format će se promijeniti u .xls za starije verzije Excel-a (2000, 2003) i .xlsx za sve ostale. Sav sadržaj će biti prikazan na jednom listu.

1. Kliknite na ćeliju na listu gdje uvoz treba započeti. Ovo je obično prva ćelija u tabeli, A1. Počevši od njega, popuniće se onoliko redova koliko ima u otvorenoj datoteci i onoliko kolona koliko ima vrednosti u svakoj koloni.
2. U kartici “Podaci” u grupi”Dobivanje vanjskih podataka” odaberite “Iz teksta”.

3. U prozoru koji se pojavi pronađite traženi dokument i dvaput kliknite na njega (možete koristiti i dugme uvoz na dnu prozora).

4. Zatim morate slijediti upute korak po korak za otvoren Čarobnjaci za uvoz teksta.

Slika ispod prikazuje originalni dokument i očekivani rezultat. Da bi nakon uvoza sve izgledalo baš ovako, potrebno je primijeniti različite postavke, o čemu će biti riječi kasnije.

Korak 1. Čarobnjak će od vas zatražiti da odaberete vrstu datoteke – kao što možete pretpostaviti, biće “sa separatorima" (na engleskom - razgraničeno), i liniju od koje će početi prijenos sadržaja - najvjerovatnije morate početi uslovi 1ako ne želite prenijeti samo dio sadržaja. Prozor ispod će prikazati prve linije iz odabranog dokumenta.

Korak 2. Sada morate razumjeti koji se koristi razdjelnik (može biti više od jednog) u datoteci i navedite ovaj znak u Masters. Ima opcije za odabir između standardnih graničnika, ali ako se u dokumentu koristi netipičan znak, možete odabrati drugi i unesite željeni znak. U datoteci koja se koristi za demonstraciju, graničnici su − zarez и štampanje. Zarezi razdvajaju ćelije sa karakteristikama proizvoda, kao što su serijski broj i broj prodatih kopija, a tabovi razdvajaju jedan proizvod od drugog – informacije o svakom moraju početi u novom redu.

Također je potrebno definirati i specificirati graničnik teksta. Ovo je znak postavljen prije i poslije svakog dijela teksta koji se mora nalaziti u jednoj ćeliji. Zahvaljujući graničniku, svaki takav segment se percipira kao zasebna vrijednost, čak i ako se unutar njega nalaze znakovi odabrani za razdvajanje vrijednosti. U našem dokumentu svaka vrijednost je uokvirena navodnicima – dakle, čak i ako sadrži zarez (na primjer, „početak, pa nastavak“), sav njen tekst bit će smješten u jednu ćeliju, a ne u dvije uzastopne.

Korak 3. Ovdje je dovoljno pogledati pregled i, ako ne pokaže neprihvatljive nedostatke, kliknuti završiti. Može se dogoditi da neke od vrijednosti budu odvojene ne jednim separatorom, već nekoliko, kao rezultat toga, između njih će se pojaviti ćelije bez vrijednosti. Da biste spriječili da se to dogodi, potvrdite izbor u polju za potvrdu Tretirajte uzastopne graničnike kao jedno.

5. Odaberite odredišnu putanju (može biti novi ili postojeći list) i kliknite OKda završite proces uvoza.

Možete i da kliknete Materijali — postoje i druge mogućnosti. Na primjer, možete formatirati sadržaj, prilagoditi oznake i način na koji se informacije ažuriraju.

Ponekad je rezultat konverzije daleko od očekivanog. Kako se ovaj rezultat može promijeniti, raspravljat će se u sljedećem dijelu članka.

Problemi prilikom konverzije i njihova rješenja

Za sve vreme koliko postoji CSV format, niko se nije potrudio da ga zvanično dokumentuje. Stoga, iako se pretpostavlja da zarezi treba da se koriste za razdvajanje vrednosti, u stvari, različite baze podataka koriste različite separatore – tačke i zareze, tabulatore i druge.

Razdjelnici teksta također mogu varirati – najčešće su to ili navodnici ili oznaka reda bajtova. Možda uopće ne postoje graničnici – tada se znak koji se koristi kao separator uvijek percipira kao takav (tada to obično nije zarez – prečesto se koristi u tekstu – već drugačiji, manje uobičajen znak).

Nestandardne datoteke se možda neće ispravno otvoriti – da bi bile prikazane kako bi trebalo, morate promijeniti postavke računara ili programa za otvaranje. Hajde da vidimo koje poteškoće postoje i koja rješenja za njih postoje.

Datoteka se ne otvara ispravno

dokaz. Cijeli sadržaj dokumenta nalazi se u prvoj koloni.

uzrok. Dokument koristi znak kao graničnik koji nije određen kao takav u postavkama računara ili je rezervisan za drugu funkciju. Na primjer, zarez može biti rezerviran za odvajanje decimalnih dijelova broja i stoga ne može odvojiti vrijednosti u datoteci.

rješenja. Postoje različiti načini za rješavanje ovog problema:

1. Promijenite znak za razdvajanje u samom dokumentu. Otvorite ga u Notepadu ili nekom sličnom uređivaču i u početni red (prazan, svi podaci trebaju biti u redovima ispod) unesite sljedeći tekst:

• da promijenite separator u zarez: septembar
• za promjenu u tačku i zarez: sep=;

Još jedan lik napisan poslije sep = u početnom redu, takođe će postati graničnik.

2. Znak za razdvajanje koji se koristi u datoteci također se može navesti u samom Excelu. U verzijama 2016, 2013 ili 2010, za to morate otvoriti karticu podaci i odaberite “Tekst po kolonama” u grupi”Rad sa podacima”.

Ovo će otvoriti prozor “Čarobnjaci za distribuciju teksta u kolone”. Tamo, od predloženih formata podataka, trebate odabrati one sa separatorima. Zatim morate pritisnuti sljedeći i nakon odabira graničnika, završiti.

3. Za automatsko otvaranje dokumenta sa Čarobnjak za uvoz, a ne samo u Excel listu, ekstenzija se može promijeniti iz .csv u .txt. AT Masters moguće je navesti bilo koji znak kao separator – kako to učiniti, članak je ranije objašnjen.
4. Koristite VBA. Možete koristiti npr. – pogodan je za Excel 2000 ili 2003. Kod se može promijeniti tako da bude prikladan za druge verzije.

Gore predstavljena rješenja dizajnirana su za pojedinačne dokumente čija se podešavanja razlikuju od uobičajenih. Ove sekvence radnji će se morati primijeniti na svaku datoteku koja se ne otvara ispravno. Ako se većina dokumenata ne otvori kako treba, možda je najbolje rješenje promijeniti postavke računara – o tome se govori u petom rješenju.

5. Promijenite separator i decimalni zarez u postavkama računara

В Kontrolna tabla, poziva se dugmetom start, odaberite “Dodatne opcije” sa liste “Regionalni standardi”. Nakon klika, pojavit će se prozorPodešavanje formata” – u njemu možete odabrati “Razdjelnik liste” i separator cijelog broja i razlomaka broja. Ako datoteke zahtijevaju zarez kao graničnik, prvo postavite tačku kao decimalni zarez. Može se ispostaviti da je obrnuto – potrebna vam je tačka i zarez kao znak za razdvajanje. Tada za razlomke možete ostaviti bilo koji znak, to neće uzrokovati sukob.

Kada su sva podešavanja završena, kliknite OK na oba otvorena prozora – oni će se zatvoriti i promjene će biti sačuvane. Imajte na umu da oni sada rade za sve programe na računaru.

Uklonite vodeće nule

znak. Neke od vrijednosti u izvornom dokumentu su brojevi koji počinju nulama koje nisu odvojene znakom razlomka (na primjer, šifre i kodovi s fiksnim brojem znamenki, prijave i lozinke, očitanja mjerača i instrumenta). U Excelu nule na početku takvih brojeva nestaju. Ako uredite datoteku i zatim je sačuvate kao Excel radnu svesku, više neće biti moguće pronaći u ovoj radnoj svesci gde su bili ti brojevi sa nulama.

uzrok. Excel ima odvojene formate za tekst i brojeve. U tekstualnim datotekama nema takvog razdvajanja i stoga Excel svim vrijednostima dodjeljuje opći format. To znači da se tekst prikazuje kao tekst, a brojevi bez abecednih znakova se prikazuju kao brojevi koji ne mogu početi nulama.

rastvor. Promenite ekstenziju u .txt da biste omogućili čarobnjak za uvoz kada otvorite dokument. Kada dođete do 3. koraka, promijenite format kolona s brojevima koji počinju nulama u tekst.

Neke od vrijednosti izgledaju kao datumi

znak. Datumi prikazuju vrijednosti koje su izvorno običan tekst ili brojevi.

uzrok. Opći format uključuje pretvaranje vrijednosti u datume koji liče na one za Excel. Ako CSV dokument sadrži jednu vrijednost kao may12, a zatim će u Excel listu biti prikazan kao datum.

rastvor. Slično kao u prethodnom slučaju. Promijenite ekstenziju u .txt, in Masters promijenite format vrijednosti pretvorenih u datume u tekst.

Ako, naprotiv, želite da prikažete sadržaj određene kolone kao datume, postavite format za to datum. Postoji nekoliko tipova formata datuma, pa sa liste izaberite onaj koji vam je potreban.

Kako uvesti više CSV datoteka u Excel

Excel može otvoriti više CSV datoteka odjednom.

1. pritisnuti Datoteka> Otvori i izaberite opciju Tekstualne datoteke sa padajuće liste ispod.
2. Da biste odabrali više datoteka jedan pored drugog, prvo odaberite prvu, a zatim kliknite smjena i kliknite na posljednju. Pored odabranih datoteka, bit će odabrane sve datoteke između.
3. kliknite otvoreno.

Nedostatak ove metode je što će se svaka odabrana datoteka otvarati zasebno u Excelu. Prelazak s jednog dokumenta na drugi može povećati vremenske troškove. Međutim, tada je moguće kopirati sadržaj svih njih u listove u istoj radnoj knjizi.

Objašnjenje je bilo dugo, međutim, sada ćete moći da otvorite bilo koju CSV datoteku u Excelu bez većih poteškoća. Ako vam se nešto na prvi pogled čini nerazumljivim, samo slijedite navedene korake i sve će vam biti jasno.