sadržaj
Ujutro treba da napišete listu zadataka, odredite prioritete… I to je sve, zagarantovan nam je uspešan dan? Nažalost nema. Uostalom, ne razumijemo uvijek kako razlikovati glavno od sporednog, važno od hitnog. Takođe imamo poteškoća sa koncentracijom. Poslovni trener govori kako to popraviti.
„Nažalost, situacije u kojima uspevam da svoje prioritete stavim u prvi plan pre su norma nego izuzetak. Pokušavam da isplaniram svoje zadatke za dan, ističući ono najvažnije, ali se na kraju dana osjećam potpuno iscrpljeno jer me ometaju pozivi, mala smjena i sastanci. Najvažniji zadaci se i dalje odgađaju, a grandiozni planovi za godinu ostaju ispisani na papirima. Šta možete učiniti da sebi pomognete?» pita Olga, 27 godina.
Često nailazim na sličan zahtjev na treninzima o menadžerskoj efikasnosti. Klijenti smatraju da je glavni razlog njihovog problema nedostatak prioriteta. Ali u stvarnosti jesu, samo osoba nije previše koncentrisana na njih.
A prvi korak u rješavanju ovog problema je odabir pravog alata za rad na vašoj koncentraciji. Trebalo bi da odgovara vašim ličnim karakteristikama: morate voditi računa o uslovima vašeg rada i mestu stanovanja.
Za početak možete koristiti nekoliko popularnih metoda koje su odavno prepoznate kao učinkovite. Trudim se da ih preporučim klijentima sa kojima tek počinjemo da radimo.
Prvi pristup: razumjeti kriterije evaluacije
Prvo odgovorite na pitanje: Koje kriterijume koristite kada dajete prioritet? Najčešći odgovor je kriterij «hitnosti». Kod njega se svi predmeti ređaju u nizu u zavisnosti od roka. I tek nakon toga ugrađujemo nove zadatke u rezultujući «virtuelni konstruktor», pomerajući daleko unazad one koji se kasnije mogu završiti.
Koji su nedostaci ovog pristupa? Lista današnjih prioriteta treba da sadrži ne samo ono što će sutra izgubiti aktuelnost, odnosno hitno, već i ono što apstraktno nazivamo «važnim». To je ono što nas pokreće ka ostvarenju cilja, odnosno ono što uklanja ozbiljne prepreke na putu do njega.
I ovdje mnogi griješe zamjenjujući kriterije. Lakonski, to se može izraziti ovako: „Ovo je veoma hitno, jer je veoma važno!“ “Ovo je veoma važno jer je krajnji rok sutra!” Ali ako vaša lista prioriteta za dan ne sadrži zadatke koji vode ka postizanju ciljeva koji su vam važni, morate pažljivo analizirati svoju listu obaveza.
Morate odlučiti koje kriterije koristite za određivanje «hitnosti» i «važnosti» zadataka i da li miješate ova dva koncepta.
Drugi pristup: Identifikujte tri kategorije prioriteta
Kao što znate, horizonti planiranja su različiti. Ako razmišljamo o horizontu planiranja od jednog dana, onda je bolje postupiti na sljedeći način:
- Postavite jedan prioritet za taj dan. Ovo je zadatak na koji ćete danas potrošiti maksimum svog vremena i energije;
- Odredite tri ili četiri stvari na koje ćete danas potrošiti najmanje vremena i truda. Bolje je ako napišete koliko vremena (pet minuta, deset minuta) planirate potrošiti na određeni slučaj. Ovo će postati vaša lista "posljednjeg prioriteta".
- U treću kategoriju će pasti ono što se može nazvati «slučajevi rezidualnog principa». Oni će biti završeni ako za njih ostane slobodnog vremena. Ali ako ostanu nerealizovani, to neće uticati ni na šta.
Ovdje smo suočeni sa pitanjem: „Kako ne potrošiti maksimalnu energiju na „poslednji prioritet“, nesvjesno ostavljajući po strani „glavni“? Treći pristup će pomoći da se odgovori.
Treći pristup: Koristite Slow Time Mode
Većinu svog radnog vremena provodimo u režimu „quick time“. Moramo sudjelovati u rutinskim procesima i obrađivati ogromnu količinu informacija.
“Sporo vrijeme” je najefikasniji način da zaustavite rutinu “trčanja u kotaču”. Ovo je svjestan pogled u sebe i polazna tačka za pronalaženje odgovora na pitanja: „Šta radim? Zašto? Šta ne radim i zašto?
Da bi ova metoda najbolje funkcionirala, slijedite ove tri smjernice:
- Unesite u svoju dnevnu rutinu određeni ritual. Ovo bi trebalo da bude aktivnost koja se ponavlja tokom dana i koja će vas staviti u režim „usporenog vremena“. To može biti pauza za čaj, i redovni čučnjevi. Ritual ne bi trebao trajati više od 5 minuta i omogućiti vam da budete sami. I, naravno, donijeti vam radost i zadovoljstvo - onda to nećete odlagati do sutra.
- Imajte na umu da «sporo vrijeme» nije samo vrijeme za uživanje, već i prilika da povećate svoje zadovoljstvo uz «brzo vrijeme». I postavite sebi tri pitanja: „Koji rezultat treba da postignem danas?“, „Koji je sledeći mali korak ka ovom rezultatu koji treba da napravim?“, „Šta me odvlači od njega i kako da se ne ometam?“ Ova pitanja će vam pomoći da imate na umu svoje glavne ciljeve. A planiranje sljedećih malih koraka bit će odlična prevencija odugovlačenja.
- Koristite režim sporog vremena dva do četiri puta dnevno. Što ste češće i snažnije pod utjecajem faktora vanjskog svijeta, češće biste trebali prelaziti na ovaj način rada. Tri pitanja i par minuta po sesiji biće dovoljno. Glavni kriterijum je da vam pričinja zadovoljstvo. Ali zapamtite: koristiti tehniku manje od jednom dnevno ne znači je uopće prakticirati.