sadržaj
Često se korisnik Excela suočava s potrebom da ispuni ćelije podacima raspoređenim u određenom logičkom nizu. Ili, na primjer, napraviti prognozu kolika će biti vrijednost određenog indikatora do određenog trenutka, ako se trenutni trend nastavi. Sada ne morate znati desetine formula za sve ovo. Dovoljno je par klikova mišem i problem je riješen. Sve je to zahvaljujući automatskom dovršavanju.
Ova karakteristika je neverovatna po svojoj pogodnosti. Na primjer, omogućava vam da brzo navedete kalendarske mjesece ili napravite tako da se prikazuje samo 15. i posljednji dan svakog mjeseca (na primjer, u računovodstvenim izvještajima).
Kako možete iskoristiti ovu sjajnu funkciju?
U donjem desnom uglu nalazi se kvadrat, povlačenjem ga možete nastaviti niz vrijednosti u kojem se nalazi određeni uzorak. Na primjer, ako je prvi dan ponedjeljak, onda izvođenjem ove jednostavne operacije možete staviti vrijednosti u sljedeće redove: utorak, srijeda, četvrtak, petak i tako dalje.
Ako postoji skup vrijednosti u ćeliji kao što je 1,2,4, onda odabirom svih njih i povlačenjem okvira prema dolje, možete nastaviti niz brojeva do 8, 16, 32 itd. To vam omogućava značajno smanjenje troškova vremena.
Na isti način kreira se lista naziva mjeseci.
A ovako izgleda korištenje automatskog dovršavanja za aritmetičku progresiju. U našem primjeru koristimo dvije ćelije sa vrijednostima 1,3, a zatim autodovršavanje nastavlja niz brojeva.
Štaviše, prijem će raditi čak i ako je broj unutar teksta. Na primjer, ako napišete "1 četvrtina" i povučete okvir prema dolje, dobićete sljedeće.
Zapravo, ovo su sve osnove koje trebate znati. Ali ako želite profesionalnije savladati vještine rada s Excelom, možete se upoznati s nekim čipovima i trikovima.
Korištenje liste podataka za automatsko dovršavanje
Naravno, sastavljanje liste mjeseci ili dana u sedmici nije sve što Excel može učiniti. Recimo da imamo listu gradova u kojima je naša kompanija osnovala servisne centre. Prvo treba da zapišete kompletnu listu u stavku „Promeni liste“, kojoj se može pristupiti kroz meni menija Datoteka – Opcije – Napredno – Opšte – Uredi liste.
Zatim će se pojaviti prozor sa listom lista koje se automatski ugrađuju u Excel.
Ovdje ih nema mnogo. Ali ovaj nesporazum se lako može ispraviti. Da biste to učinili, postoji desni prozor u kojem je ispisan ispravan slijed vrijednosti uXNUMXbuXNUMXbi. Snimanje se može vršiti na dva načina, i sa zarezima i u koloni. Ako ima puno podataka, oni se mogu uvesti. Na ovaj način možete uštedjeti mnogo vremena.
Šta je potrebno za ovo? Prvo morate napraviti listu gradova negdje u dokumentu, a zatim samo napraviti link do njega u polju ispod.
Lista je sada kreirana i može se koristiti za popunjavanje svih ostalih ćelija.
Osim lista u tekstualnom formatu, Excel omogućava kreiranje numeričkih nizova, kao i spisak datuma raspoređenih prema određenom obrascu. Na samom početku ovog materijala dat je jedan od načina njegove upotrebe, ali ovo je primitivan nivo. Ovaj alat možete koristiti fleksibilnije, kao pravi as.
Prvo biramo potrebne vrijednosti sekvence (jednu ili više) zajedno s dijelom raspona koji će se koristiti za listu. Zatim nalazimo dugme „Popuni“ na gornjoj ploči i u meniju koji se pojavi kliknite na dugme „Napredak“.
Zatim se pojavljuje prozor sa postavkama.
U njegovom lijevom dijelu nalaze se radio dugmad pomoću kojih možete postaviti lokaciju buduće sekvence: po redovima ili kolonama. U prvom slučaju lista će se spustiti, au drugom će ići udesno.
Odmah desno od postavke lokacije nalazi se panel na kojem možete odabrati vrstu numeričke sekvence. Postoji nekoliko opcija koje možete izabrati:
- Aritmetika. Vrijednost u svakoj sljedećoj ćeliji je određeni broj veća od prethodne. Njegova vrijednost je određena sadržajem polja „Korak“.
- Geometrijski. Svaka naredna vrijednost je nekoliko puta veća od prethodne. Koliko tačno zavisi od toga koji je korak korisnik naveo.
- Datumi. Uz ovu opciju, korisnik može kreirati niz datuma. Ako odaberete ovu vrstu, aktiviraju se dodatna podešavanja za jedinicu mjere. Oni se uzimaju u obzir pri sastavljanju redoslijeda: dan, radni dan, mjesec, godina. Dakle, ako odaberete stavku „radni dan“, vikendi neće biti uključeni u listu.
- Autocomplete. Ova opcija je slična prevlačenju donjeg desnog ugla. Jednostavnim riječima, Excel sam odlučuje da li treba nastaviti niz brojeva ili je bolje napraviti dužu listu. Ako unaprijed navedete vrijednosti 2 i 4, onda će sljedeće sadržavati brojeve 6, 8 itd. Ako prije toga popunite više ćelija, tada će se koristiti funkcija “linearne regresije” (ovo je vrlo zanimljiva opcija koja vam omogućava da izgradite prognozu na temelju postojećeg trenda).
Na dnu ovog dijaloškog okvira, kao što već možete vidjeti, postoje dvije opcije: veličina koraka, o kojoj smo gore govorili, i granična vrijednost.
Nakon završetka svih operacija, potrebno je da pritisnete dugme „OK“. Na isti način kreira se lista radnih dana za određeni period (na primjer, do 31.12.2020./XNUMX/XNUMX). I korisnik ne mora praviti ogroman broj nepotrebnih pokreta!
To je to, podešavanje je završeno. Pogledajmo sada neke profesionalnije metode autodovršavanja.
Pomoću miša
Ovo je najprikladniji način za automatsko dovršavanje, koji vam omogućava elegantno izvođenje čak i najsloženijih operacija. Postoje dvije opcije kako se može koristiti: korištenjem lijeve tipke miša ili desne. Na primjer, zadatak je napraviti listu brojeva poredanih uzlaznim redoslijedom, gdje se svaka sljedeća vrijednost povećava za jedan. Obično se za to u prvu ćeliju unese jedinica, a u drugu dvojka, nakon čega se povuče okvir u donjem desnom uglu. Ali moguće je postići ovaj cilj i na drugi način – jednostavnim popunjavanjem prve ćelije. Zatim ga morate povući iz donjeg desnog ugla. Nakon toga će se pojaviti dugme u obliku kvadrata. Morate ga kliknuti i odabrati stavku "Popuni".
Također možete koristiti funkciju “Fill only formats” kojom možete proširiti samo formate ćelija.
Ali postoji brži način: držite dugme Ctrl dok paralelno povlačite ćeliju.
Istina, pogodan je samo za autodovršavanje nizova brojeva. Ako pokušate izvući ovaj trik s podacima drugačijeg tipa, tada će vrijednosti uXNUMXbuXNUMXb jednostavno biti kopirane u sljedeće ćelije.
Postoji način da se ubrza poziv kontekstnog menija. Da biste to učinili, prevucite okvir držeći desnu tipku miša.
Tada će se pojaviti skup naredbi. Dakle, možete pozvati dijaloški okvir s dodatnim postavkama autodovršavanja klikom na stavku menija „Progresija“. Ali postoji jedno ograničenje. Maksimalna dužina sekvence u ovom slučaju bit će ograničena na posljednju ćeliju.
Da bi se automatsko dovršavanje izvršilo do tražene vrijednosti (određenog broja ili datuma), morate pritisnuti desnu tipku miša, nakon što ste prethodno usmjerili kursor na okvir, i povući marker prema dolje. Kursor se tada vraća. I posljednji korak je puštanje miša. Kao rezultat, pojavit će se kontekstni izbornik s postavkama autodovršavanja. Odaberite progresiju. Ovdje je odabrana samo jedna ćelija, tako da u postavkama trebate odrediti sve parametre autofill: smjer, korak, graničnu vrijednost i pritisnuti tipku OK.
Posebno zanimljiva Excel funkcija je linearna i eksponencijalna aproksimacija. Omogućuje izgradnju prognoze kako će se vrijednosti mijenjati, na osnovu postojećeg obrasca. U pravilu, da biste napravili prognozu, trebate koristiti posebne Excel funkcije ili izvršiti složene proračune u kojima se zamjenjuju vrijednosti nezavisne varijable. Mnogo je lakše pokazati ovaj primjer u praksi.
Na primjer, postoji dinamika indikatora čija se vrijednost povećava za isti broj svakog perioda.
Mnogo je lakše razumjeti kako se vrijednosti predviđaju linearnim trendom (kada se svaki sljedeći pokazatelj povećava ili smanjuje za određenu vrijednost). Za to su prikladne standardne Excel funkcije, ali je bolje nacrtati grafikon koji prikazuje liniju trenda, jednadžbu funkcije i očekivanu vrijednost radi veće jasnoće.
Da biste saznali koliki će biti predviđeni indikator u numeričkom smislu, prilikom izračunavanja morate uzeti regresionu jednadžbu kao osnovu (ili direktno koristiti formule ugrađene u Excel). Kao rezultat toga, bit će mnogo radnji koje ne mogu svi razumjeti odmah.
Ali linearna regresija vam omogućava da potpuno napustite složene formule i crtanje. Samo koristite autocomplete. Korisnik uzima niz podataka na osnovu kojih se pravi prognoza. Ovaj skup ćelija se odabire, zatim se pritisne desna tipka miša, čime je potrebno povući raspon za potreban broj ćelija (u zavisnosti od udaljenosti tačke u budućnosti za koju se izračunava predviđena vrijednost). Pojavit će se kontekstni meni u kojem trebate odabrati stavku "Linearna aproksimacija". To je to, dobije se prognoza koja ne zahtijeva posebne matematičke vještine, crtanje ili izvođenje formula.
Ako se indikatori u svakom vremenskom periodu povećavaju za određeni postotak, onda govorimo o eksponencijalnom rastu. Na primjer, predviđanje dinamike epidemije ili predviđanje kamate na bankovni depozit zasniva se upravo na takvom obrascu.
Ne postoji efikasnija metoda za predviđanje eksponencijalnog rasta od one koju smo opisali.
Upotreba miša za automatsko popunjavanje datuma
Često je potrebno povećati već postojeću listu datuma. Da biste to učinili, uzima se neki datum i povlači se za donji desni ugao pomoću lijeve tipke miša. Pojavljuje se kvadratna ikona u kojoj možete odabrati način punjenja.
Na primjer, ako računovođa koristi tabelu, odgovarat će mu opcija “radnim danima”. Također, ova stavka će biti potrebna svim drugim stručnjacima koji moraju praviti dnevne planove, na primjer, HR.
A evo još jedne opcije, kako implementirati automatsko popunjavanje datuma pomoću miša. Na primjer, kompanija mora isplatiti plate 15. i posljednjeg dana u mjesecu. Zatim morate unijeti dva datuma, razvući ih i odabrati način punjenja "po mjesecima". Ovo se može učiniti klikom na lijevu tipku miša na kvadratić u donjem desnom kutu ili korištenjem desnog gumba, nakon čega slijedi automatski poziv na kontekstni meni.
Bitan! Ostaje 15. bez obzira na mjesec, a posljednji je automatski.
Desnom tipkom miša možete podesiti progresiju. Na primjer, napravite spisak radnih dana ove godine, koji će i dalje biti do 31. decembra. Ako koristite autofill desnom tipkom miša ili preko menija, kojem se može pristupiti preko kvadrata, postoji opcija „Instant fill“. Programeri su po prvi put omogućili ovu funkciju u programu Excel 2013. Potrebno je da se ćelije popune prema određenom obrascu. Ovo će vam omogućiti da uštedite mnogo vremena.
zaključci
Zapravo, to je sve. Automatsko dovršavanje je vrlo korisna funkcija koja vam pomaže da automatizirate mnoge tokove posla i napravite predviđanja na osnovu obrazaca. Nisu potrebne dodatne formule ili proračuni. Dovoljno je pritisnuti nekoliko dugmadi, a rezultati će se pojaviti kao magijom.