Grupisanje i razgrupiranje podataka u Excelu. Korak po korak upute sa fotografijom

Sada je doba informacija. Količina podataka koju ljudi svakodnevno moraju obraditi raste sve više i više. Ovo se odnosi na sve moguće oblasti života, uključujući i posao. Sada postoji sve više područja ljudske aktivnosti u kojima postoji akutna potreba za sposobnošću brze obrade velikih količina informacija.

Jedna od funkcija programa Excel koja vam to omogućava je grupiranje. Činjenica je da strukturiranje informacija pomaže u radu ne sa svim dostupnim podacima, već samo s malim dijelovima. Ako istu vrstu informacija spakujete u jedan blok, onda je lakše i računaru i samoj osobi. Gotovo da ne postoji oblast u kojoj strukturiranje informacija ne bi bilo traženo:

1. Obrada podataka o prodaji. Skladišta redovno primaju ogromne serije široke palete robe s različitim troškovima, težinom, dobavljačem, imenom itd. Strukturiranje podataka olakšava navigaciju u čitavom ovom nizu informacija.
2. Studije. Kvalitet obrazovanja i samoobrazovanja usko je povezan s tim koliko su informacije strukturirane. Stoga, ako pravilno grupišete podatke istog tipa jedan pored drugog, bit će lakše obavljati ne samo praktične zadatke vezane za statistiku, na primjer, već i teorijske zadatke, organizirati domaće zadatke i tako dalje.
3. Računovodstveni izvještaj. Računovođe se redovno moraju baviti brojevima, od kojih svaki ima veze sa drugim brojevima. A da bi bilo praktičnije raditi s velikim brojem vrijednosti uXNUMXbuXNUMX povezanih jedna s drugom i informacijama različite vrste, vrlo je zgodno koristiti grupiranje podataka.

Također, funkcija grupiranja podataka vam omogućava da sakrijete zastarjele informacije. Hajde da vidimo kako to radi i kako ga možete koristiti.

Kako postaviti parametre funkcije

Da biste radili s grupiranjem podataka, prvo ga morate konfigurirati. Da biste to učinili, idite na karticu "Podaci" i tamo pronađite opciju "Struktura". Zatim će se pojaviti iskačuća ploča u kojoj morate pronaći dugme u donjem desnom uglu.

Nakon toga, pojavit će se prozor u kojem trebate odabrati odgovarajuće potvrdne okvire i pritisnuti tipku OK. Ove postavke kontroliraju kako će podaci biti prikazani.

Bitan: u praksi, mnogi ljudi smatraju da je prilično nezgodno prikazati ukupne vrijednosti ispod podataka. Stoga ovaj okvir možete ostaviti neoznačenim. Takođe se preporučuje da označite polje „Automatski stilovi“.

Nakon što dovršite ove korake, možete odmah početi grupirati informacije.

Kako grupirati podatke po redovima

Sada hajde da shvatimo šta treba da se uradi za grupisanje redova, u praksi.

1. Kreirajte novi red iznad ili ispod onih koje želimo grupirati. Sve ovisi o tome koji je način prikazivanja rezultata odabran u prethodnoj fazi.
2. Sljedeći korak je kreiranje naslova tabele u gornjoj lijevoj ćeliji dodanog reda. Ovo će biti naziv grupe u koju će se spojiti ćelije koje su uobičajene na određenoj osnovi.
3. Odaberite sve ćelije u području ispod novokreiranog reda ili iznad njega (ovisno o tome šta smo uradili u prvom koraku). Nakon toga tražimo dugme „Struktura“ na kartici podataka i tamo nalazimo opciju „Grupa“. Važno je ne kliknuti na strelicu ili naziv komande u iskačućem panelu, već na ikonicu.

Ako i dalje kliknete na strelicu prema dolje, pojavit će se dodatni izbornik u kojem možete odabrati ili funkciju grupisanja ili kreirati strukturu. U ovoj fazi smo prvenstveno zainteresovani za grupisanje.

Nakon toga biramo glavnu karakteristiku po kojoj će se izvršiti grupisanje. To mogu biti redovi ili kolone. Ako ništa ne promijenite, tada je prva stavka odabrana po defaultu. Nakon što smo se uvjerili da su postavke postavljene kako treba, moramo potvrditi naše radnje pritiskom na tipku OK. Pošto grupišemo po redovima, ne trebamo ništa mijenjati, samo trebamo još jednom provjeriti.

Bitan: ako prije početka grupiranja objekata odaberete ne ćeliju, već cijele stupce ili redove na koordinatnoj ploči, onda se ovaj dijaloški okvir neće pojaviti. Program će sam shvatiti šta da radi.

Činjenicu da su linije grupisane možemo shvatiti po znaku minus na koordinatnoj tabli. To nam govori da su podaci otkriveni. Sada ih možemo sakriti klikom na ovu ikonu ili klikom na dugme 1 malo više (označava stepen grupisanja).

Vidimo da su linije skrivene, a znak minus je promijenjen u plus. Da biste otvorili željenu liniju, možete kliknuti na nju, a zatim će program to učiniti sam. Ako trebate proširiti sve linije, tada morate kliknuti na dugme "2", koje se u ovom slučaju nalazi na vrhu koordinatnog panela.

Kako grupirati kolone

Za grupisanje stupaca, algoritam akcija je približno isti:

1. Ovisno o tome koje smo opcije odabrali u postavkama, trebamo umetnuti novu kolonu lijevo ili desno od područja koje će biti grupisano.
2. Zapisujemo ime grupe u najgornju ćeliju stupca koji se pojavio.
3. Odaberemo sve kolone koje trebamo grupirati (samo ostavite onu koju smo dodali u prvoj fazi), a zatim kliknite na dugme „Grupiraj“ na isti način kao gore opisani algoritam.
4. Sada treba da kliknemo na stavku „Kolone“ u malom prozoru i kliknemo na dugme „U redu“.
5. Sretno.

Bilješka. Baš kao i kada grupišemo redove, ako selektujemo čitave kolone u horizontalnoj koordinatnoj traci, nećemo dobiti mali dijaloški okvir.

Kako napraviti grupisanje na više nivoa

Excel je funkcionalan program, ali njegove mogućnosti se ne završavaju grupisanjem na jednom nivou, kao što je opisano u gornjim primjerima. Postoji i mogućnost grupisanja ćelija na nekoliko nivoa. To se radi na sljedeći način:

1. Za početak, glavna grupa se kreira na gore opisani način. Podgrupe će tada biti dodane u njega.
2. Nakon toga, uvjeravamo se da je glavna grupa otvorena. U njemu također izvodimo gore opisane radnje. Konkretni koraci zavise od toga da li osoba radi sa redovima ili kolonama.
3. Kao rezultat, mogu se kreirati grupe od nekoliko nivoa.

Upute za razgrupiranje podataka

Može doći do situacije kada prethodno stvorena grupa ili podgrupa više nije potrebna. Za to postoji posebna funkcija – „Razgrupiti“. Da biste ga implementirali, morate slijediti sljedeće korake:

1. Odaberite elemente koji su dio grupe.
2. Otvorite karticu "Podaci".
3. Tamo nalazimo grupu „Struktura“, otvorite je strelicom ispod.
4. Tamo kliknite na dugme "Razgrupiraj". Veoma je važno kliknuti na ikonu, a ne na natpis.

Zatim biramo šta tačno želimo da razgrupišemo. Odabiremo artikl koji je prikladan ovisno o tome što smo prethodno grupisali. Nakon što završite radnju, pritisnite dugme OK.

Pažnja! Ako je prije toga napravljeno grupiranje na više nivoa ili je stvoreno nekoliko različitih grupa, onda ih treba posebno reformirati.

I ovdje dobijamo takav rezultat.

Ovo je opći algoritam za razgrupiranje ćelija, ali kao iu svakom poslu, ima mnogo nijansi. Pogledajmo ih detaljnije.

Kako razgrupisati listove

Možda će biti potrebno s vremena na vrijeme razgrupisati listove. Da biste to učinili, morate izvršiti sljedeći niz radnji:

1. Za početak, nalazimo one listove koji su grupisani. Ako su listovi grupisani unaprijed, bit će prikazani u istoj boji ili će naslov biti podebljan.
2. Nakon toga, potrebno je da kliknete desnim tasterom miša na jedan od listova iz grupe, a zatim kliknete na dugme „Razgrupiši listove“ u kontekstnom meniju. Sada će biti razgrupisani, a sve promjene će se vršiti na njima nezavisno od ostalih.

Drugi način da razgrupišete listove je korištenjem tipke Shift, a zatim klikom na aktivni list u grupi koju želite razgrupisati. Odnosno, morate definirati grupu čije je razgrupiranje potrebno, zatim kliknite na jednu od kartica, a zatim kliknite na nju držeći pritisnutu tipku Shift.

Nakon što su promjene napravljene, sada možete grupirati neke od listova. Da biste to učinili, pritisnite tipku Ctrl ili Cmd (prva je za računare koji rade pod Windowsom, a druga za Apple tehnologiju) i dok držite dugme, naizmjenično kliknite na listove koje želite spojiti u grupu. Nakon toga, program će učiniti sve za korisnika.

Kako razgrupisati ručno grupisane podatke

Prije razgrupisanja ćelija, prvo morate razumjeti kako su grupisane: ručno ili automatski. Ručno grupisanje se smatra gore opisanom metodom. Automatsko generiranje grupa je kada se kreiraju pomoću određenih funkcija. Na primjer, nakon generiranja međuzbirova. Činjenica da je ova prilika iskorištena može se razumjeti iz reda „Srednji rezultati“.

Ako su podaci grupirani preko istoimene funkcije Excel, onda da biste je raspustili, morate biti sigurni da je grupa raspoređena. Ako ne, onda morate kliknuti na dugme + na bočnoj traci s lijeve strane. Da je grupa raspoređena, sudimo po dugmetu – na istom mestu. Kada proširimo grupu, počinjemo vidjeti i skrivene redove i grupe. Nakon toga, pomoću tastature ili lijeve tipke miša odaberite sve ćelije u grupi, a zatim – prema gore opisanom algoritmu.

Malo ljudi zna da postoji još jedan način za razgrupiranje ručno grupisanih ćelija – pomoću prečaca.

Da biste to učinili, prvo morate odabrati one stupce koji su grupirani, a zatim pritisnuti tipke sa strelicom Alt + Shift + lijevo. Ako se rad obavlja na računalu kontroliranom pod Mac OS-om, tada morate koristiti kombinaciju tipki Command + Shift + J.

Kako automatski razgrupisati podatke grupisane

Ako se kao rezultat provjere provedene u prethodnom paragrafu pokazalo da su podaci automatski grupirani, onda je sve nešto složenije, jer standardna funkcija razgrupisa u ovom slučaju neće raditi. Radnje zavise od toga šta je tačno izvršilo grupisanje podataka. Ako je ovo funkcija "Subtotals", tada je slijed radnji sljedeći:

1. Otvaramo istu karticu sa podacima na glavnom panelu (ili vrpci, kako se često naziva).
2. Nakon što kliknemo na dugme “Subtotals” (što je upravo ono što treba da uradimo kao drugi korak), imaćemo prozor. Samo dugme se nalazi u istom delu – Struktura. Nakon toga će se pojaviti prozor u kojem trebamo kliknuti na dugme „Izbriši sve“. Može se naći u donjem levom uglu prozora ili negde drugde (u zavisnosti od verzije Officea i određenog programa za tabelarne proračune).

Pažnja! Ova metoda uklanja ne samo grupu, već i međuzbirove. Stoga, ako ih trebate zadržati, bolje je kopirati elemente grupe na drugi list i koristiti ih kao negrupirane.

Snažna preporuka za sve operacije s tablicom za grupiranje ili razgrupiranje podataka. Prije nego što to učinite, morate napraviti kopiju originalne tablice. U tom slučaju možete vratiti originalni izgled dokumenta ako nešto ne ide po planu.

Dakle, Excel ima vrlo široku funkcionalnost za strukturiranje podataka. Naravno, neće moći učiniti sve za osobu, ali vam omogućava da lakše organizirate rad sa strukturiranim podacima. Ostalo će morati da uradi osoba. Međutim, ovo je vrlo funkcionalan alat koji će biti vrlo koristan za one koji moraju raditi s ogromnim količinama numeričkih i tekstualnih informacija.