Da li ste ikada kreirali dijagram toka za dokument ili poslovni proces? Neke kompanije kupuju skupi specijalizovani softver koji može kreirati dijagrame toka sa nekoliko klikova mišem. Druge kompanije biraju drugačiji put: koriste alat koji već imaju i u kojem njihovi zaposleni znaju kako raditi. Mislim da ste pogodili da govorimo o Microsoft Excel-u.
Napravi plan
Svrha dijagrama toka je da pokaže logičku strukturu događaja koji se moraju dogoditi, odluka koje se moraju donijeti i posljedice tih odluka. Stoga će nesumnjivo biti lakše napraviti dijagram toka ako prvo odvojite nekoliko minuta da dovedete svoje misli u red. Dijagram toka sastavljen od neurednih, loše osmišljenih koraka neće biti od male koristi.
Zato odvojite nekoliko minuta za bilježenje. Nije bitno u kom formatu, najvažnije je zapisati svaki korak procesa i popraviti svaku odluku s mogućim posljedicama.
Prilagodite stavke
Za svaki korak okvira dodajte elemente dijagrama toka u Excel.
- Na kartici Napredno Ubacite (Insert) kliknite brojke (Oblici).
- Otvorena lista figura podijeljena je u glavne grupe. Pomaknite se prema dolje do grupe Blok dijagram (Diagram toka).
- Odaberite element.
- Da dodate tekst elementu, kliknite desnim tasterom miša na njega i izaberite Promijenite tekst (Uredi tekst).
- Na kartici Napredno okvir (Format) Traka menija Odaberite stil i šemu boja za stavku.
Kada završite s jednim elementom, dodajte sljedeći element za sljedeću stavku predviđene strukture, zatim sljedeći, i tako sve dok se cijela struktura ne pojavi na ekranu.
Obratite pažnju na oblik svakog elementa dijagrama toka. Obrazac govori čitaocu koja funkcija se izvršava u svakom koraku strukture. Preporučuje se da se svi obrasci koriste u skladu sa njihovom opšteprihvaćenom namenom, jer nestandardna upotreba obrazaca može zbuniti čitaoce.
Evo nekih od najčešćih stavki:
- Početak ili kraj dijagrama toka:
- Tok rada, procedura koju treba pratiti:
- Unaprijed definirani proces, kao što je podrutina za višekratnu upotrebu:
- Tabela baze podataka ili drugi izvor podataka:
- Donošenje odluke, kao što je procena da li je prethodni proces izveden ispravno. Vezne linije koje izlaze iz svakog ugla romba odgovaraju različitim mogućim rješenjima:
Organizujte elemente
Nakon što su svi elementi umetnuti na list:
- Da biste rasporedili elemente u paran stupac, odaberite nekoliko elemenata tako što ćete kliknuti na njih pritisnutim tipkom miša smjena, zatim na kartici okvir (Format) kliknite Poravnajte centar (Poravnajte centar).
- Da biste fino podesili razmak između više elemenata, odaberite ih i na kartici okvir (Format) kliknite Raspodijelite okomito (Distribuirajte okomito).
- Provjerite jesu li veličine elemenata iste. Neka svi elementi budu iste visine i širine kako bi vaš dijagram toka izgledao lijepo i profesionalno. Širina i visina elementa se mogu podesiti unosom željenih vrijednosti u odgovarajuća polja na kartici okvir (Format) Trake menija.
Postavite linije veze
Na kartici Napredno Ubacite (Insert) kliknite brojke (Oblici) i odaberite ravnu strelicu ili izbočinu sa strelicom.
- Koristite ravnu strelicu da povežete dva elementa koji su u direktnom nizu.
- Koristite ivicu sa strelicom kada konektor treba da bude zakrivljen, na primjer, ako se želite vratiti na prethodni korak nakon elementa odluke.
Dalje akcije
Excel nudi mnoge dodatne elemente za kreiranje dijagrama toka i beskrajan niz prilagodljivih opcija oblikovanja. Slobodno eksperimentirajte i isprobajte sve dostupne opcije!