Kako napraviti Ganttov grafikon u Excelu?

Ako se od vas traži da navedete tri najvažnije komponente Microsoft Excela, koje biste naveli? Najvjerovatnije su listovi na koje se unose podaci, formule koje se koriste za izvođenje proračuna i grafikoni pomoću kojih se podaci različite prirode mogu grafički prikazati.

Siguran sam da svaki korisnik Excela zna šta je grafikon i kako da ga kreira. Međutim, postoji vrsta grafikona koja je za mnoge obavijena maglom – Ganttova karta. Ovaj brzi vodič će objasniti glavne karakteristike Ganttograma, reći vam kako da napravite jednostavan Ganttogram u Excelu, reći će vam gdje da preuzmete napredne predloške Ganttograma i kako da koristite online uslugu za upravljanje projektima za kreiranje Ganttograma.

• Šta je Gantt Chart?
• Kako napraviti Ganttov grafikon u Excelu?
• Predlošci gantograma

Šta je Gantt Chart?

Ganttova karta nazvan po Henryju Ganttu, američkom inženjeru i konsultantu za menadžment koji je 1910. smislio dijagram. Gantov grafikon u Excel-u predstavlja projekte ili zadatke kao kaskadu horizontalnih dijagrama. Gantogram prikazuje raščlanjenu strukturu projekta (datumi početka i završetka, različiti odnosi između zadataka unutar projekta) i na taj način pomaže u kontroli izvršenja zadataka na vrijeme i prema predviđenim mjerilima.

Kako napraviti Ganttov grafikon u Excelu 2010, 2007 i 2013

Nažalost, Microsoft Excel ne nudi ugrađeni predložak Ganttograma. Međutim, možete ga brzo sami kreirati koristeći funkcionalnost trakastog grafikona i malo formatiranja.

Pažljivo slijedite ove korake i neće vam trebati više od 3 minute za kreiranje jednostavnog Ganttograma. U našim primjerima kreiramo Ganttov grafikon u Excelu 2010, ali isto se može učiniti i u Excelu 2007 i 2013.

Korak 1. Kreirajte tabelu projekta

Prije svega ćemo unijeti podatke o projektu u Excel list. Napišite svaki zadatak u zasebnom redu i napravite plan raščlanjivanja projekta navođenjem datum početka (Datum početka), diplomi (datum završetka) i trajanje (Trajanje), odnosno broj dana potrebnih da se izvrši zadatak.

Savjet: Za kreiranje Ganttograma potrebne su samo kolone Datum početka и trajanje. Međutim, ako kreirate i kolonu datum završetka, tada možete izračunati trajanje zadatka koristeći jednostavnu formulu, kao što se vidi na slici ispod:

Korak 2. Napravite običan Excel trakasti grafikon na osnovu baze podataka kolona „Datum početka“.

Počnite graditi Ganttov dijagram u Excelu kreiranjem jednostavnog naslagani trakasti grafikon:

• Istaknite raspon Počnite datume zajedno sa naslovom kolone, u našem primjeru jeste B1:B11. Potrebno je odabrati samo ćelije sa podacima, a ne cijelu kolonu lista.
• Na kartici Napredno Ubacite (Umetni) pod Grafikoni kliknite Umetnite trakasti grafikon (bar).
• U meniju koji se otvori, u grupi Vladao (2-D traka) kliknite Ruled Stacked (Stacked Bar).

Kao rezultat, na listu bi se trebao pojaviti sljedeći grafikon:

Bilješka: Neke od drugih uputstava za kreiranje Ganttovih grafikona sugeriraju da prvo napravite prazan trakasti grafikon, a zatim ga popunite podacima, kao što ćemo učiniti u sljedećem koraku. Ali mislim da je prikazana metoda bolja jer će Microsoft Excel automatski dodati jedan red podataka i na taj način ćemo uštedjeti vrijeme.

Korak 3: Dodajte podatke o trajanju na grafikon

Zatim moramo dodati još jednu seriju podataka našem budućem Ganttovom grafikonu.

1. Kliknite desnim tasterom miša bilo gde na dijagramu i kliknite u kontekstnom meniju Odaberite podatke (Odaberite podatke). Otvoriće se okvir za dijalog Odabir izvora podataka (Odaberite izvor podataka). Kao što možete vidjeti na slici ispod, podaci o stupcu Datum početka već dodano u polje Stavke legende (redovi) (Unosi legende (serije). Sada morate dodati podatke kolone ovdje trajanje.
2. Pritisnite dugme dodati (Dodaj) za odabir dodatnih podataka (Trajanje) za prikaz na Ganttovoj karti.
3. U otvorenom prozoru Promjena reda (Uredi seriju) uradite ovo:
   • U Ime reda (Naziv serije) unesite “Trajanje” ili bilo koje drugo ime koje želite. Ili možete postaviti kursor u ovo polje, a zatim kliknuti na naslov odgovarajuće kolone u tabeli – naslov na koji se klikne biće dodan kao naziv serije za Ganttov grafikon.
   • Kliknite na ikonu za odabir raspona pored polja Vrijednosti (Serijske vrijednosti).
4. Prozor dijaloga Promjena reda (Uređivanje serije) će se smanjiti. Istaknite podatke u koloni trajanjeklikom na prvu ćeliju (u našem slučaju jeste D2) i povlačenjem prema dolje do zadnje ćelije podataka (D11). Pazite da slučajno ne odaberete naslov ili neku praznu ćeliju.
5. Ponovo pritisnite ikonu za odabir raspona. Prozor dijaloga Promjena reda (Uređivanje serije) će se ponovo proširiti i polja će se pojaviti Ime reda (Naziv serije) i Vrijednosti (Serijske vrijednosti). Kliknite OK.
6. Vratićemo se ponovo do prozora Odabir izvora podataka (Odaberite izvor podataka). Sada na terenu Stavke legende (redovi) (Unosi legende (serije) vidimo seriju Datum početka i broj trajanje. Samo kliknite OK, a podaci će biti dodati na grafikon.

Dijagram bi trebao izgledati otprilike ovako:

Korak 4: Dodajte opise zadataka Ganttovoj karti

Sada trebate prikazati listu zadataka na lijevoj strani dijagrama umjesto brojeva.

1. Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u području crtanja (područje s plavim i narančastim prugama) i u meniju koji se pojavi kliknite Odaberite podatke (Izaberite Podaci) da biste ponovo prikazali dijaloški okvir Odabir izvora podataka (Odaberite izvor podataka).
2. U lijevom dijelu dijaloškog okvira odaberite Datum početka I kliknite na promjena (Uredi) u desnom delu prozora sa naslovom Oznake vodoravne ose (kategorije) (Horizontalne (kategorijske) oznake osi).
3. Otvoriće se mali dijaloški okvir Oznake osi (Oznake osi). Sada morate odabrati zadatke na isti način kao što smo u prethodnom koraku odabrali podatke o trajanju zadataka (kolona Trajanja) – kliknite na ikonu za odabir raspona, zatim kliknite na prvi zadatak u tabeli i povucite odabir mišem sve do poslednjeg zadatka. Imajte na umu da naslov kolone ne treba da bude istaknut. Kada to učinite, ponovo kliknite na ikonu za odabir raspona da biste otvorili dijaloški okvir.
4. Dvaput dodirnite OKda zatvorite sve dijaloške okvire.
5. Izbrišite legendu grafikona – kliknite desnim tasterom miša na nju i kliknite u kontekstnom meniju ukloniti (Izbriši).

U ovom trenutku, Ganttov grafikon bi trebao imati opise zadataka na lijevoj strani i izgledati otprilike ovako:

Korak 5: Pretvaranje trakastog grafikona u Ganttov grafikon

U ovoj fazi, naš grafikon je još uvijek naslagani trakasti grafikon. Da bi izgledao kao gantogram, potrebno ga je pravilno formatirati. Naš zadatak je ukloniti plave linije tako da ostanu vidljivi samo narandžasti dijelovi grafikona koji predstavljaju zadatke projekta. Tehnički, nećemo ukloniti plave linije, samo ćemo ih učiniti transparentnim i stoga nevidljivim.

1. Kliknite na bilo koju plavu liniju na Gantt grafikonu i svi će biti odabrani. Kliknite desnim tasterom miša na izbor i kliknite u kontekstnom meniju Format serije podataka (Formatiranje serije podataka).
2. U dijaloškom okviru koji se pojavi, uradite sljedeće:
   • U odjeljku Ispunite (Popuni) odaberite Bez punjenja (Bez punjenja).
   • U odjeljku granica (Boja obruba) odaberite nema linija (Bez linije).

Bilješka: Nemojte zatvarati ovaj dijaloški okvir, trebat će vam ponovo u sljedećem koraku.

3. Zadaci na Ganttogramu koji smo napravili u Excelu su obrnutim redoslijedom. Popravićemo to za trenutak. Kliknite na listu zadataka na lijevoj strani Ganttograma da biste istaknuli osu kategorije. Otvoriće se dijaloški okvir Format osi (Format Axis). U poglavlju Parametri osi (Opcije osi) potvrdite okvir Obrnuti redoslijed kategorija (Kategorije obrnutim redoslijedom), zatim zatvorite prozor da biste spremili promjene. Kao rezultat promjena koje smo upravo napravili:
   • Zadaci na gantogramu su u ispravnom redoslijedu.
   • Datumi na horizontalnoj osi su se pomjerili od dna prema vrhu grafikona.

Grafikon postaje sličan običnom Ganttovom grafikonu, zar ne? Na primjer, moj Ganttov grafikon sada izgleda ovako:

Korak 6. Prilagođavanje dizajna gantograma u Excelu

Gantogram već poprima oblik, ali možete dodati još nekoliko završnih detalja kako biste ga učinili zaista modernim.

1. Uklonite prazan prostor na lijevoj strani Ganttograma

Kada smo pravili Ganttov grafikon, umetnuli smo plave trake na početak grafikona da prikažemo datum početka. Sada se praznina koja ostaje na njihovom mjestu može ukloniti, a trake zadataka se mogu pomaknuti ulijevo, bliže vertikalnoj osi.

• Desni klik na vrijednost prve kolone Datum početka u tabeli sa izvornim podacima, u kontekstnom meniju izaberite Format ćelije > broj > Opšti (Format ćelije > Broj > Općenito). Zapamtite broj koji vidite u polju Uzorak (Uzorak) je numerički prikaz datuma. U mom slučaju ovaj broj 41730. Kao što znate, Excel pohranjuje datume kao brojeve jednake broju dana od 1. januara 1900. godine prije ovog datuma (gdje je 1. januar 1900. = 1). Ovdje ne morate unositi nikakve promjene, samo kliknite otkazivanje (Otkaži).
• Na Ganttovom grafikonu kliknite na bilo koji datum iznad grafikona. Jedan klik će izabrati sve datume, nakon toga kliknite desnim tasterom miša na njih i kliknite u kontekstnom meniju Format osi (Format os).
• Na meniju parametri osa (Opcije osi) promijenite opciju minimum (Minimalno) uključeno broj (Fiksno) i unesite broj koji ste zapamtili u prethodnom koraku.

2. Podesite broj datuma na osi Ganttograma

Ovdje, u dijaloškom okviru Format osi (Format Axis) koji je otvoren u prethodnom koraku, promijenite parametre Glavne divizije (Major United) i Srednji odjeli (Manja jedinica) of broj (Fiksno) i unesite željene vrijednosti za intervale na osi. Obično, što su kraći vremenski okviri zadataka u projektu, potreban je manji korak podjele na vremenskoj osi. Na primjer, ako želite prikazati svaki drugi datum, unesite 2 za parametar Glavne divizije (glavna jedinica). Koja sam podešavanja napravio – možete pogledati na slici ispod:

Savjet: Igrajte se s postavkama dok ne dobijete željeni rezultat. Nemojte se plašiti da uradite nešto pogrešno, uvek možete da se vratite na podrazumevane postavke tako što ćete postaviti opcije na automatsko (Auto) u Excel 2010 i 2007 ili klikom Resetovanje (Reset) u Excel 2013.

3. Uklonite dodatni prazan prostor između pruga

Rasporedite trake zadataka na grafikonu kompaktnije, a Ganttov grafikon će izgledati još bolje.

• Odaberite narandžaste trake grafikona tako što ćete kliknuti na jedan od njih lijevim dugmetom miša, zatim desnim klikom na njega i u meniju koji se pojavi kliknite Format serije podataka (Formatiranje serije podataka).
• U dijaloškom okviru Format serije podataka (Format Data Series) postavite parametar na preklapanje redova (Preklapanje serije) vrijednost 100% (klizač pomaknut skroz udesno), a za parametar Bočni razmak (Širina jaza) vrijednost 0% ili skoro 0% (klizač do kraja ili skoro do kraja ulijevo).

A evo i rezultata naših napora – jednostavnog, ali prilično preciznog Ganttograma u Excelu:

Zapamtite da je Excel grafikon kreiran na ovaj način vrlo blizak stvarnom Ganttovom grafikonu, zadržavajući sve pogodnosti Excel grafikona:

• Ganttov grafikon u Excelu će promijeniti veličinu kada se dodaju ili uklone zadaci.
• Promijenite datum početka zadatka (Datum početka) ili njegovo trajanje (Duration), a raspored će odmah automatski odražavati napravljene promjene.
• Gantogram kreiran u Excel-u može se sačuvati kao slika ili konvertovati u HTML format i objaviti na Internetu.

SAVJET:

• Prilagodite izgled vašeg Ganttograma promjenom opcija popunjavanja, granica, sjenki, pa čak i korištenjem 3D efekata. Sve ove opcije su dostupne u dijaloškom okviru. Format serije podataka (Formatiranje serije podataka). Da biste pozvali ovaj prozor, kliknite desnim tasterom miša na traku grafikona u oblasti za crtanje grafikona i u kontekstnom meniju kliknite na Format serije podataka (Formatiranje serije podataka).
• Ako je kreirani stil dizajna ugodan oku, onda se takav Ganttov grafikon može spremiti u Excel kao predložak i koristiti u budućnosti. Da biste to učinili, kliknite na dijagram, otvorite karticu konstruktor (Dizajn) i pritisnite Sačuvaj kao šablon (Sačuvaj kao predložak).

Preuzmite uzorak Ganttograma

Predložak Ganttograma u Excelu

Kao što vidite, izgradnja jednostavnog Ganttograma u Excelu uopće nije teška. Ali što ako je potreban složeniji Ganttov dijagram, u kojem sjenčanje zadataka ovisi o postotku njegovog završetka, a prekretnice projekta su označene okomitim linijama? Naravno, ako ste jedno od onih rijetkih i misterioznih stvorenja koje s poštovanjem zovemo Excel Guru, onda možete sami pokušati napraviti takav dijagram.

Međutim, bit će brže i lakše koristiti unaprijed napravljene predloške Ganttograma u Excelu. Ispod je kratak pregled nekoliko predložaka Ganttograma za upravljanje projektima za različite verzije Microsoft Excel-a.

Predložak gantograma za Microsoft Excel 2013

Ovaj predložak Ganttograma za Excel se zove Planer projekta (Gantt Project Planner). Dizajniran je da prati napredak projekta prema različitim metrikama kao što su Planirani početak (Plan početak) i stvarni početak (stvarni početak), Planirano trajanje (Trajanje plana) i Stvarno trajanje (stvarno trajanje), kao i Procenat završeno (Percent Complete).

U programu Excel 2013 ovaj predložak je dostupan na kartici fajl (File) u prozoru stvoriti (Novo). Ako u ovom odeljku nema predloška, ​​možete ga preuzeti sa Microsoft veb lokacije. Za korištenje ovog predloška nije potrebno dodatno znanje – kliknite na njega i počnite.

Online Template Chart Ganta

Smartsheet.com nudi interaktivni online Gantt Chart Builder. Ovaj predložak Ganttograma jednako je jednostavan i spreman za korištenje kao i prethodni. Usluga nudi 30-dnevnu besplatnu probnu verziju, stoga se slobodno prijavite sa svojim Google računom i odmah počnite kreirati svoj prvi Ganttogram.

Proces je vrlo jednostavan: u tablicu s lijeve strane unesite detalje vašeg projekta, a kako se tabela popunjava, sa desne strane se kreira Ganttov grafikon.

Predlošci gantograma za Excel, Google Sheets i OpenOffice Calc

Na vertex42.com možete pronaći besplatne predloške Ganttograma za Excel 2003, 2007, 2010 i 2013 koji će također raditi sa OpenOffice Calc i Google Sheets. S ovim predlošcima možete raditi baš kao i sa bilo kojom običnom Excel tabelarnom tablicom. Samo unesite datum početka i trajanje za svaki zadatak i unesite % završenih u kolonu % završeno. Da biste promijenili raspon datuma prikazan u području Gantovog grafikona, pomjerite klizač na traci za pomicanje.

I na kraju, još jedan predložak Ganttograma u Excelu za vaše razmatranje.

Predložak gantograma voditelja projekta

Još jedan besplatni predložak Ganttograma nudi se na professionalexcel.com i zove se „Gantogram menadžera projekta“. U ovom predlošku moguće je odabrati prikaz (dnevni ili standardni sedmični), ovisno o trajanju praćenih zadataka.

Nadam se da će barem jedan od predloženih predložaka Ganttograma odgovarati vašim potrebama. Ako ne, na Internetu možete pronaći veliki izbor različitih predložaka Ganttograma.

Sada kada znate glavne karakteristike Ganttograma, možete nastaviti da ga učite i naučite kako da kreirate sopstvene složene Gantove grafikone u Excelu kako biste iznenadili svog šefa i sve svoje kolege 🙂