Ne možete odvojiti glavno od sekundarnog? Ne možete reći ne saradnicima? Tada ćete vjerovatno ostati u kancelariji do kasno. Kako postati efikasan zaposlenik, govori novinar Psychologies i kolumnista Oliver Burkeman.
Svi stručnjaci i gurui upravljanja vremenom se ne umaraju ponavljanjem istih glavnih savjeta. Odvojite važno od nevažnog. Odlična ideja, ali lakše reći nego učiniti. Makar samo zato što se u žaru stvari sve čini izuzetno važnim. Pa, ili ste, recimo, nekako nekim čudom razdvojili važno od nevažnog. A onda vas šef zove i traži od vas da obavite hitan posao. Pokušajte mu reći da ovaj projekat nije na vašoj listi prioriteta. Ali ne, ne pokušavaj.
Prihvatite ogromno
Autor bestselera knjige The XNUMX Habits of Highly Effective People Stephen Covey1 preporučuje preformulisanje pitanja. Čim se nevažno u toku poslova ne pronađe, onda je potrebno odvojiti važno od hitnog. Ono što se, barem teoretski, ne može učiniti, od činjenice da je to jednostavno nemoguće ne učiniti.
Prvo, to zaista daje priliku za pravilno određivanje prioriteta. I drugo, pomaže da se skrene pažnja na još jedan važan problem — nedostatak vremena. Često postavljanje prioriteta služi kao maska za neugodnu činjenicu da je jednostavno nemoguće obaviti cjelokupnu količinu potrebnog posla jednostavno po definiciji. I nikada nećete doći do onih nevažnih. Ako je to slučaj, onda je najbolje da budete iskreni sa svojim rukovodstvom i objasnite da je vaš posao iznad vaših kapaciteta.
„Za većinu nas najefikasniji period je jutro. Započnite dan i planirajte najteže stvari.”
Energija umjesto važnosti
Još jedan koristan savjet je da prestanete razmatrati slučajeve u smislu njihove važnosti. Promijenite sam sistem evaluacije, fokusirajući se ne na značaj, već na količinu energije koju će njihova implementacija zahtijevati. Za većinu nas najefikasniji period je jutro. Stoga na početku dana treba planirati stvari koje zahtijevaju ozbiljan napor i veliku koncentraciju. Zatim, kako „stisak oslabi“, možete preći na manje energetski intenzivne zadatke, bilo da se radi o sortiranju pošte ili upućivanju potrebnih poziva. Ova metoda vjerovatno neće garantirati da ćete imati vremena za sve. Ali, barem će vas spasiti od situacija kada morate preuzeti odgovorne stvari u trenutku kada jednostavno niste spremni za to.
Ptičija perspektiva
Još jedna zanimljiva preporuka dolazi od psihologa Josha Davisa.2. On predlaže metodu „psihološkog distanciranja“. Pokušajte zamisliti da se gledate iz ptičje perspektive. Zatvorite oči i zamislite. Vidite li onog malog čovjeka daleko ispod? To si ti. A šta mislite s visine: na šta bi se sada trebao fokusirati ovaj mali čovjek? Šta prvo učiniti? To svakako zvuči čudno. Ali to je zaista efikasna metoda.
I na kraju, posljednja. Zaboravite na pouzdanost. Ako kolege (ili menadžeri) traže (ili nalažu) da sve ostave po strani i pridruže se nekom njihovom važnom projektu, nemojte žuriti da budete herojski. Prvo, uvjerite se da su zaposlenici i menadžment u potpunosti svjesni šta će ostati neurađeno kao rezultat vaše promjene. Dugoročno gledano, mogućnost da na prvi poziv kažete da nauštrb posla koji obavljate neće ni najmanje poboljšati vašu reputaciju. Radije suprotno.
1 S. Covey “Sedam navika visoko učinkovitih ljudi. Moćni alati za lični razvoj” (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis «Dva sjajna sata: strategije zasnovane na nauci da iskoristite svoje najbolje vrijeme i obavite najvažniji posao» (HarperOne, 2015).