Kako istovremeno dijeliti excel fajl

U procesu rada na Excel dokumentu često postaje neophodno da se više ljudi istovremeno poveže na njega. I vrlo često se njihov broj može izračunati na nekoliko desetina. Stoga, pitanje saradnje nije ograničeno samo na povezivanje ljudi, jer oni često mogu napraviti konfliktne promjene koje moraju naučiti kako brzo i efikasno uređivati.

Ko to može? Osoba koja ima status glavnog korisnika. Jednom riječju, šta je potrebno učiniti da zajednički rad sa dokumentom bude ne samo moguć, već i djelotvoran?

Karakteristike rada sa zajedničkom Excel datotekom

Rad sa zajedničkom datotekom u Excel-u ima svoje karakteristike. Dakle, neke radnje nisu dostupne korisnicima:

1. Kreiranje tabela.
2. Upravljanje scenarijima, uključujući njihovo gledanje.
3. Uklanjanje listova.
4. Korisnici nemaju mogućnost spajanja nekoliko ćelija ili, obrnuto, razdvajanja prethodno spojenih ćelija. 
5. Sve operacije sa XML podacima.

Kako se ova ograničenja mogu zaobići? Vi samo trebate ukloniti opći pristup, a zatim ga vratiti kada se ukaže potreba.

Evo još jedne proračunske tablice s nekim zadacima koji mogu ili ne moraju biti mogući ako radite s više ljudi na istoj tabeli.

Kako podijeliti Excel datoteku

Prvo morate razumjeti koji fajl treba da bude dostupan za uređivanje nekoliko ljudi odjednom. To može biti nova ili postojeća datoteka. 

Postavke

Sve što treba da uradite da biste podelili datoteku u Excel-u nalazi se u odeljku Deljenje knjiga, koji možete pronaći tako što ćete otići na karticu Pregled.

Pojavit će se prozor sa dvije kartice. Zanima nas prvi koji se otvara automatski. Moramo označiti polje pored stavke označene na snimku ekrana crvenim pravokutnikom. Njime omogućavamo upravljanje dokumentom većem broju korisnika.

Nakon što smo otvorili pristup za uređivanje, moramo ga konfigurirati. Da biste to učinili, otvorite drugu karticu.

Nakon unosa parametara, potvrđujemo naše radnje. Da biste to uradili, kliknite levim tasterom miša na dugme "OK". Dijeljenje može biti otvoreno za bilo koju knjigu, kako novu tako i postojeću. U prvom slučaju, morat ćete smisliti ime za nju. 

Nakon toga, potrebno je da sačuvate datoteku na svom računaru.

Važno! Format bi trebao biti takav da svaki korisnik može otvoriti datoteku sa svojom verzijom proračunskih tablica.

Otvaranje dijeljenog fajla

Morate sačuvati datoteku na mrežnom dijeljenju ili folderu koji ima pristup učesnicima koji žele da koriste datoteku. Nakon što je direktorij odabran, ostaje nam samo da kliknemo na dugme “Sačuvaj”.

Međutim, nije dozvoljeno koristiti web server za spremanje dijeljene datoteke. 

Nakon što izvršite sve gore opisane operacije, morate provjeriti da li je moguće povezati druge osobe. Da biste to učinili, otvorite karticu "Podaci" i pronađite stavku "Veze" direktno ispod nje. Ako kliknete na njega, moći ćete promijeniti veze ili veze. Ako ne postoji odgovarajuće dugme, onda nema pridruženih datoteka.

Zatim se otvara kartica "Status" uz pomoć koje je moguće provjeriti veze. Činjenica da je sve u redu može se prepoznati po prisustvu dugmeta “OK”.

Kako otvoriti zajedničku Excel radnu svesku

Excel vam takođe omogućava da otvorite zajedničku radnu svesku. Da biste to uradili, potrebno je da kliknete na dugme Office. Kada se pojavi iskačući panel, trebamo odabrati stavku „Otvori“ i odabrati knjigu koja će se koristiti za dijeljenje. Nakon toga ponovo kliknite na dugme Office i otvorite prozor „Opcije Excel“ koji se nalazi na dnu.

Na lijevoj strani prozora koji se pojavi, moći ćete odabrati kategoriju postavki, ali nas zanima prva, koja sadrži najopćenitije parametre.

Zatim idite na stavku "Lične postavke", gdje trebate navesti podatke koji vam omogućavaju filtriranje korisnika - korisničko ime, nadimak.

Nakon izvođenja ovih operacija, postaje moguće urediti informacije u dokumentu ili dodati neke podatke. Ne zaboravite da sačuvate promene nakon što ih napravite.

To ponekad može uzrokovati probleme prilikom spremanja. Na primjer, deljenje je dostupno samo za prvo otvaranje, a kada pokušate da otvorite dokument po drugi put, program ispušta grešku. To se može dogoditi iz sljedećih razloga:

1. Ako više učesnika unese podatke odjednom u istu ćeliju. Ili bilo koji drugi dio.
2. Generiranje dnevnika promjena koji uzrokuje povećanje veličine radne knjige. To dovodi do problema.
3. Korisnik je uklonjen iz dijeljenja. U tom slučaju, pohranjivanje promjena neće raditi samo na njegovom računaru. 
4. Mrežni resurs je preopterećen.

Da biste riješili problem, morate poduzeti sljedeće korake:

1. Izbrišite dnevnik promjena ili izbrišite suvišne informacije iz njega. 
2. Uklonite suvišne informacije unutar samog dokumenta.
3. Ponovo pokrenite dijeljenje. 
4. Otvorite Excel dokument u drugom uredskom uređivaču, a zatim ga ponovo sačuvajte u xls formatu.

Istina, u novijim verzijama ova se greška ne događa tako često kao u starijim.

Kako vidjeti aktivnost članova

U toku zajedničkog rada morate stalno pratiti kako jedan od učesnika nešto ne pokvari. Stoga morate naučiti razumjeti koje je radnje počinio jedan od njih. Da biste to učinili, morate izvršiti sljedeće korake.

1. Idite na karticu "Pregled" i tamo pronađite stavku "Ispravke". U meniju izaberite stavku „Izaberite ispravke“.
   

   

2. Zatim će se pojaviti prozor u kojem možete saznati koje su promjene izvršili korisnici. Ova lista se generiše automatski. Možete provjeriti da li je to zaista tako gledajući u potvrdni okvir pored odgovarajuće stavke u ovom dijaloškom okviru.
   

   

    U ovom slučaju, samo one promjene koje su napravljene od posljednjeg snimanja bit će prikazane na listi u gornjem lijevom kutu. Ovo je urađeno radi praktičnosti, uvijek možete vidjeti ranije izmjene u dnevniku.

3. Svakom učesniku je dodeljena određena boja, po kojoj možete razumeti ko je izvršio promene. Oznake se nalaze u gornjem lijevom uglu. Također možete podesiti praćenje promjena po vremenu, određenom korisniku ili u određenom rasponu, kao i onemogućiti njihov prikaz.
   

   

4. Kada zadržite pokazivač iznad ćelije koja ima takvu oznaku, pojavljuje se mali blok iz kojeg možete razumjeti ko je izvršio promjene.
   

   

5. Da biste izvršili prilagođavanje pravila za prikazivanje ispravki, potrebno je da se vratite u prozor postavki, a zatim pronađete polje „Po vremenu“ u kojem možete postaviti početnu tačku za pregled izmjena. Odnosno, vrijeme od kojeg će se ispravke prikazati. Možete podesiti period od posljednjeg spremanja, podesiti da se sve promjene prikazuju za cijelo vrijeme, koje se isključivo ne pregledavaju, ili odrediti datum od kojeg će se one prikazati.
   

   

6. Također možete kontrolirati prikaz ispravaka koje je napravio samo određeni član.
   

   

7. Koristeći odgovarajuće polje, možete postaviti opseg lista u kojem će se bilježiti akcije naredbe.

Možete napraviti i druge promjene tako što ćete označiti odgovarajuća polja za potvrdu na pravim mjestima.

Lista promjena nije mrtva težina. Glavni korisnik može pregledati izmjene drugih učesnika, potvrditi ih ili odbiti. Kako uraditi?

1. Idite na karticu "Recenzija". Postoji meni “Popravke” u kojem korisnik može upravljati popravkama. U iskačućem panelu potrebno je odabrati opciju „Prihvati / odbaci ispravke“, nakon čega će se prikazati prozor u kojem se prikazuju ispravke.
   

   

   

2. Odabir izmjena može se izvršiti prema istim kriterijima kao što je ranije opisano: po vremenu, od strane određenog korisnika ili unutar određenog raspona. Nakon podešavanja potrebnih parametara, pritisnite dugme OK.
3. Zatim će se prikazati sva podešavanja koja ispunjavaju uslove postavljene u prethodnom koraku. Možete prihvatiti određenu izmjenu ili je odbiti klikom na odgovarajuće dugme na dnu prozora. Također je moguće grupno prihvaćanje ili odbijanje prilagođavanja.
   

   

Sada su potrebna podešavanja ostavljena, a dodatna su uklonjena.

Kako ukloniti korisnika iz excel datoteke

S vremena na vrijeme postaje neophodno ukloniti korisnike iz koautorstva. Razloga može biti mnogo: dobili su drugi zadatak, učesnik je počeo da uređuje sa drugog računara itd. Implementacija ovog zadatka u Excelu uopće nije teška.

Prvo otvorite karticu "Recenzija". Postoji grupa „Promene“, gde postoji opcija „Pristup knjizi“.

Nakon toga, na ekranu će se pojaviti isti prozor koji smo vidjeli ranije. Spisak svih ljudi koji mogu napraviti promjene u tabeli može se naći na kartici Uredi. Da biste uklonili korisnika koji nam trenutno nije potreban, morate ga pronaći na ovoj listi, odabrati ga pritiskom lijeve tipke miša i kliknuti na dugme „Izbriši“ koje se nalazi ispod.

Zatim će Excel upozoriti korisnika da se ispravke koje je izvršio ovaj učesnik možda neće sačuvati ako trenutno vrši izmjene u radnoj svesci. Ako se slažete, kliknite na “OK” i korisnik se više neće dijeliti.

Kako ograničiti korištenje dijeljene radne knjige

Najbolji način da ograničite upotrebu dijeljene knjige je uklanjanje korisnika. Ako ovo nije prikladno, možete podesiti pravo na pregled ili uređivanje knjige od strane određenog učesnika.

S obzirom na to, važno je zapamtiti da su neka ograničenja ugrađena u dijeljenje prema zadanim postavkama. Oni su gore opisani. Zapamtimo ih, jer ponavljanje je majka učenja.

1. Zabranjeno je kreiranje pametnih tabela koje automatski ažuriraju podatke i imaju mnoge druge karakteristike.
2. Ne možete upravljati skriptama. 
3. Postoji ugrađeno ograničenje za brisanje listova, povezivanje ili odvajanje ćelija.
4. Izvršite sve operacije na XML podacima. Jednostavnim riječima, postoje ograničenja za strukturiranje velike količine podataka, uključujući uređivanje njihovih nizova. XML je jedan od najnejasnijih tipova datoteka za početnike, ali je zaista prilično jednostavan. Sa ovom vrstom datoteke možete prenijeti podatke tako što ćete napraviti skupne izmjene u dokumentu. 

Jednostavno rečeno, koautorstvo vam omogućava da izvršite standardne operacije na dokumentu, ali više profesionalnih opcija je dostupno samo za jednu osobu. To je zato što je iste makroe ili XML skupne promjene nešto teže vratiti. 

Onemogućavanje dijeljenja, a zatim njegovo ponovno omogućavanje je još jedan način da ograničite ono što korisnici programa Excel mogu učiniti. Možete sami napraviti potrebne promjene, čime ćete privremeno uskratiti druge ljude mogućnosti da nešto uređuju.

Da biste to učinili, morate slijediti ove korake.

1. Otvorite karticu „Recenzija“, idite na stavku „Ispravke“ i izaberite stavku „Istaknite revizije“ iz iskačućeg menija.
2. Nakon toga pojavljuje se prozor u kojem morate poništiti potvrdne okvire pored stavki "Korisnik" i "U rasponu".
3. Nakon toga pojavljuje se dnevnik promjena koji je neophodan za sigurnosnu kopiju podataka.

Nakon toga možete isključiti dijeljenje. Da biste to učinili, na istoj kartici na traci odaberite stavku "Pristup knjizi" i poništite izbor "Dozvoli višestrukim korisnicima da mijenjaju datoteku".

To je to, sada je deljenje onemogućeno.

Dakle, prilično je lako postaviti koautorstvo u Excelu. Naravno, postoje neka ograničenja koja vam ne dozvoljavaju da koristite dokument u potpunosti. Ali rješavaju se prilično jednostavno, dovoljno je nakratko isključiti dijeljenje, a zatim ga uključiti kada se izvrše potrebne promjene.