sadržaj
Excel mnogi smatraju programom za proračunske tablice. Stoga, pitanje kako kreirati i raditi s tablicama može izgledati čudno na prvi pogled. Ali malo ljudi zna koja je glavna razlika između Excela i proračunskih tablica. Osim toga, ova komponenta paketa Microsoft Office nije uvijek interakcija sa tabelama. Štaviše, glavni zadatak Excel-a je obrada informacija koje se mogu predstaviti u različitim oblicima. Takođe u tabelarnom obliku.
Ili se može pojaviti situacija kada je potrebno odabrati poseban raspon za tablicu i formatirati ga u skladu s tim. Općenito, postoji ogroman broj mogućnosti za korištenje tabela, pa pogledajmo ih detaljnije.
Koncept pametnih stolova
Još uvijek postoji razlika između Excel lista i pametne tabele. Prvi je jednostavno područje koje sadrži određeni broj ćelija. Neki od njih mogu biti ispunjeni određenim informacijama, dok su drugi prazni. Ali ne postoji suštinska razlika između njih sa tehničke tačke gledišta.
Ali Excel tabela je fundamentalno drugačiji koncept. Nije ograničen na niz podataka, ima svoja svojstva, ime, određenu strukturu i ogroman broj prednosti.
Stoga možete odabrati poseban naziv za Excel tabelu – „Smart Table“ ili Smart Table.
Kreirajte pametni sto
Pretpostavimo da smo kreirali raspon podataka s informacijama o prodaji.
To još nije sto. Da biste raspon pretvorili u njega, potrebno ga je odabrati i pronaći karticu "Insert" i tamo pronaći dugme "Table" u bloku istog imena.
Pojavit će se mali prozor. U njemu možete podesiti skup ćelija koje želite pretvoriti u tabelu. Pored toga, morate navesti da prvi red sadrži naslove kolona. Takođe možete koristiti prečicu na tastaturi Ctrl + T da biste otvorili isti dijaloški okvir.
U principu, u većini slučajeva ne treba ništa mijenjati. Nakon što se radnja potvrdi pritiskom na dugme “OK”, prethodno odabrani opseg će odmah postati tabela.
Prije direktnog postavljanja njegovih svojstava, morate razumjeti kako sam program vidi tabelu. Nakon toga će mnoge stvari postati jasne.
Razumijevanje strukture Excel tablice
Sve tabele imaju određeni naziv prikazan na posebnoj kartici Dizajn. Prikazuje se odmah nakon odabira bilo koje ćelije. Podrazumevano, ime ima oblik „Tabela 1” ili „Tabela 2”, respektivno.
Ako trebate imati nekoliko tabela u jednom dokumentu, preporučuje se da im date takva imena kako biste kasnije mogli razumjeti koje informacije se gdje nalaze. U budućnosti će tada biti mnogo lakše komunicirati s njima, kako vama tako i ljudima koji pregledavaju vaš dokument.
Osim toga, imenovane tablice se mogu koristiti u Power Queryju ili nizu drugih dodataka.
Nazovimo našu tabelu “Izvještaj”. Ime se može vidjeti u prozoru koji se zove upravitelj imena. Da biste ga otvorili, morate ići sljedećom putanjom: Formule – Definirana imena – Upravljač imenima.
Također je moguće ručno unijeti formulu, gdje možete vidjeti i naziv tabele.
Ali najzabavnije je to što Excel može istovremeno da vidi tabelu u nekoliko sekcija: u celini, kao iu pojedinačnim kolonama, naslovima, zbrojima. Tada će linkovi izgledati ovako.
Generalno, takve konstrukcije su date samo u svrhu preciznije orijentacije. Ali nema potrebe da ih pamtite. Oni se automatski prikazuju u opisima alata koji se pojavljuju nakon odabira Tabela i kako će se otvoriti uglaste zagrade. Da biste ih umetnuli, prvo morate omogućiti engleski izgled.
Željenu opciju možete pronaći pomoću tipke Tab. Ne zaboravite zatvoriti sve zagrade koje se nalaze u formuli. Kvadrati ovdje nisu izuzetak.
Ako želite da zbrojite sadržaj cijele kolone sa prodajom, morate napisati sljedeću formulu:
=SUM(D2:D8)
Nakon toga, automatski će se pretvoriti u =SUM(Izvještaj[Prodaja]). Jednostavnim riječima, veza će voditi do određene kolone. Zgodno, slažete se?
Tako će svaki grafikon, formula, raspon, gdje će se pametna tablica koristiti za preuzimanje podataka, automatski koristiti ažurirane informacije.
Hajde sada da razgovaramo detaljnije o tome koje tabele mogu imati svojstva.
Excel tabele: Svojstva
Svaka kreirana tabela može imati više naslova kolona. Prvi red raspona tada služi kao izvor podataka.
Osim toga, ako je veličina tablice prevelika, prilikom pomicanja prema dolje, umjesto slova koja označavaju odgovarajuće kolone, prikazuju se nazivi kolona. Ovo će se svidjeti korisniku, jer neće biti potrebno ručno popravljati područja.
Takođe uključuje i autofilter. Ali ako vam ne treba, uvijek ga možete isključiti u postavkama.
Također, sve vrijednosti koje su napisane neposredno ispod posljednje ćelije kolone tabele su same pridružene njoj. Stoga se mogu naći direktno u bilo kojem objektu koji u svom radu koristi podatke iz prve kolone tabele.
Istovremeno, nove ćelije se formatiraju za dizajn tabele i sve formule specifične za ovu kolonu se automatski upisuju u njih. Jednostavnim riječima, da biste povećali veličinu tablice i proširili je, samo unesite ispravne podatke. Sve ostalo će dodati program. Isto važi i za nove kolone.
Ako se formula unese u barem jednu ćeliju, ona se automatski širi na cijeli stupac. Odnosno, ne morate ručno popunjavati ćelije, sve će se dogoditi automatski, kao što je prikazano na ovom animiranom snimku ekrana.
Sve ove karakteristike su dobre. Ali možete sami prilagoditi stol i proširiti njegovu funkcionalnost.
Postavljanje stola
Prvo morate otvoriti karticu "Dizajner", gdje se nalaze parametri tablice. Možete ih prilagoditi dodavanjem ili brisanjem određenih potvrdnih okvira koji se nalaze u grupi „Opcije stila tabele“.
Predviđene su sljedeće opcije:
- Dodajte ili uklonite red zaglavlja.
- Dodajte ili uklonite red sa ukupnim iznosima.
- Napravite redove naizmjenično.
- Istaknite ekstremne kolone podebljanim slovima.
- Omogućava ili onemogućuje ispune prugastih linija.
- Onemogući autofilter.
Možete postaviti i drugačiji format. Ovo se može uraditi pomoću opcija koje se nalaze u grupi Stilovi tabele. U početku se format razlikuje od prethodnog, ali u tom slučaju uvijek možete prilagoditi izgled koji želite.
Takođe možete pronaći grupu „Alati“ u kojoj možete kreirati zaokretnu tabelu, izbrisati kopije i pretvoriti tabelu u standardni opseg.
Ali najzabavnija karakteristika je stvaranje kriški.
Slice je tip filtera koji se prikazuje u zasebnom grafičkom elementu. Da biste ga umetnuli, potrebno je da kliknete na istoimeno dugme „Insert Slicer“, a zatim izaberete kolone koje želite da napustite.
To je to, sada se pojavljuje panel koji navodi sve jedinstvene vrijednosti sadržane u ćelijama ove kolone.
Da biste filtrirali tabelu, morate odabrati kategoriju koja je trenutno najinteresantnija.
Više kategorija se može odabrati pomoću rezača. Da biste to učinili, morate pritisnuti tipku Ctrl ili kliknuti na dugme u gornjem desnom uglu lijevo od uklanjanja filtera prije nego što započnete odabir.
Da biste postavili parametre direktno na vrpcu, možete koristiti karticu istog imena. Uz njegovu pomoć moguće je uređivati različita svojstva slice-a: izgled, veličinu gumba, količinu i tako dalje.
Ključna ograničenja pametnih stolova
Unatoč činjenici da Excel proračunske tablice imaju mnoge prednosti, korisnik će se ipak morati suočiti s nekim nedostacima:
- Pogledi ne rade. Jednostavnim riječima, ne postoji način da zapamtite određene parametre lista.
- Ne možete dijeliti knjigu s drugom osobom.
- Nije moguće ubaciti međuzbirove.
- Ne možete koristiti formule niza.
- Ne postoji način spajanja ćelija. Ali to se ne preporučuje.
Međutim, prednosti je mnogo više nego nedostataka, tako da ovi nedostaci neće biti previše uočljivi.
Primjeri pametnih tablica
Sada je vrijeme da razgovaramo o situacijama u kojima su potrebne pametne Excel tabele i koje radnje se mogu poduzeti koje nisu moguće sa standardnim rasponom.
Pretpostavimo da imamo tabelu koja prikazuje novčane prihode od kupovine majica. U prvoj koloni se nalaze imena članova grupe, au ostalim – koliko je majica prodato i koje su veličine. Koristimo ovu tabelu kao primjer da vidimo koje se moguće radnje mogu poduzeti, koje su nemoguće u slučaju regularnog raspona.
Sumiranje sa Excel funkcionalnošću
Na slici iznad, možete vidjeti našu tabelu. Hajde da prvo sumiramo sve veličine majica pojedinačno. Ako koristite raspon podataka za postizanje ovog cilja, morat ćete ručno unijeti sve formule. Ako kreirate tabelu, onda ovo opterećujuće opterećenje više neće postojati. Dovoljno je samo uključiti jednu stavku, a nakon toga će se sam generirati red sa ukupnim iznosima.
Zatim kliknite desnim klikom na bilo koje mjesto. Pojavljuje se iskačući meni sa stavkom „Tabela“. Ima opciju "ukupni red", koju morate omogućiti. Može se dodati i preko konstruktora.
Nadalje, red sa ukupnim iznosima pojavljuje se na dnu tabele. Ako otvorite padajući meni, tamo možete vidjeti sljedeće postavke:
- Prosječno.
- Iznos.
- Maksimum.
- offset devijacija.
I mnogo više. Da biste pristupili funkcijama koje nisu uključene na gornjoj listi, potrebno je da kliknete na stavku “Ostale funkcije”. Ovdje je zgodno da se raspon automatski određuje. Odabrali smo funkciju SUMA, jer u našem slučaju moramo znati koliko je majica ukupno prodato.
Automatsko umetanje formula
Excel je zaista pametan program. Korisnik možda i ne zna da pokušava predvidjeti njegove sljedeće radnje. Dodali smo kolonu na kraj tabele kako bismo analizirali rezultate prodaje za svakog od kupaca. Nakon umetanja formule u prvi red, ona se odmah kopira u sve ostale ćelije, a zatim se cijeli stupac popunjava vrijednostima koje su nam potrebne. Udoban?
funkcija sortiranja
Mnogi ljudi koriste kontekstni meni za korištenje ove ili one funkcije. Postoje gotovo sve radnje koje je u većini slučajeva potrebno izvršiti. Ako koristite pametne stolove, tada se funkcionalnost još više proširuje.
Na primjer, trebamo provjeriti ko je već prenio avans. Da biste to učinili, morate sortirati podatke po prvoj koloni. Oblikujmo tekst na način da se može razumjeti ko je već izvršio uplatu, ko nije, a ko nije dostavio potrebne dokumente za to. Prvi će biti označen zelenom bojom, drugi crvenom, a treći plavom bojom. I pretpostavimo da smo suočeni sa zadatkom da ih grupišemo zajedno.
Štaviše, Excel može učiniti sve za vas.
Prvo morate kliknuti na padajući meni koji se nalazi blizu naslova kolone „Ime“ i kliknuti na stavku „Sort by color“ i odabrati crvenu boju fonta.
Sve, sada su jasno predstavljeni podaci ko je izvršio uplatu.
filtracija
Također je moguće prilagoditi prikaz i sakrivanje određenih tabličnih informacija. Na primjer, ako želite prikazati samo one ljude koji nisu platili, možete filtrirati podatke po ovoj boji. Moguće je i filtriranje po drugim parametrima.
zaključci
Tako će vam pametne proračunske tablice u Excel-u poslužiti kao sjajni pomagači u rješavanju bilo kakvih problema s kojima se jednostavno morate suočiti.